In kleinen Schritten zur Akzeptanz eines Corporate Newsroom

Wie eine Körperschaft öffentlichen Rechts mit über einer halben Million Mitgliedern einen Corporate Newsroom einrichtete und die Silo-Struktur in der Kommunikation überwinden konnte.

KUNDE & BRANCHE

KdÖR: Unternehmenskommunikation
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Eine Körperschaft öffentlichen Rechts (KdÖR) hatte weit über eine halbe Million Mitglieder, mit denen sie kommunizieren musste.
Dazu stand ihr ein große Abteilung für Kommunikation zur Verfügung. Diese bestand aus einem TV– und einem Radio-Studio, in denen jeweils wöchentlich Sendungen produziert wurden. Hinzu kamen eine Internet- sowie eine Print-Redaktion.
Die mehr als 40 Mitglieder des Kommunikationsteams waren nicht nur auf mehrere Etagen und Gebäude verteilt, sodass sie physisch voneinander getrennt in ihren Silos arbeiteten.
Darüber hinaus nutzten sie unterschiedliche Medienkanäle, um mit den Stakeholdern der Organisation zu kommunizieren – ohne gemeinsame Strategie oder jegliche Struktur für eine Zusammenarbeit.
Dies führte zu teuren Mehrfachstrukturen und widersprüchlichen Botschaften in der Kommunikation der Organisation.
Daher wollte der Vorstand diese Silo-Struktur zügig durch eine moderne integrierte Kommunikationsabteilung, einen Corporate Newsroom, ersetzen.

Soziale & Emotionale Aspekte

Diese Pläne führten zu großen Unruhen und Widerständen, insbesondere im mittleren Management.
Die betroffenen Führungskräfte waren vor allem um den Verlust ihrer Privilegien besorgt.
Unter den übrigen Beschäftigten lösten die Pläne unter anderem Sorge vor Mehrarbeit aus.

viadoo-Beitrag zum Erfolg

Die Top-down-Veränderung löste die erwarteten Emotionen aus. Daher stand zunächst eine detaillierte Diskussion mit den Betroffenen über die Notwendigkeit der Veränderung und über den Zeitplan im Vordergrund. Auch der Betriebsrat wurde einbezogen.
Um schnell erste Fortschritte bei der Überwindung des Silo-Denken zu erzielen, führte das Change-Team eine neue Besprechungsstruktur für die über 40 Teammitglieder ein.
Danach wurden die zentralen Rollen und Prozesse des Newsrooms definiert. Speziell eingerichtete Arbeitsgruppen kümmerten sich um die Lösung zentraler Fragestellungen.
Ein Team prüfte zum Beispiel geeignete Softwaretools für die gemeinsame Themenplanung, für ein kollektives digitales Bildarchiv, für ein gemeinsames und kanalübergreifendes Content-Management-System (CMS) sowie für ein gemeinsames Monitoring-System.
In den folgenden Monaten konnten sich die Beteiligten mit den ausgewählten Tools vertraut machen.
In den nun regelmäßig stattfindenden Konferenzen tauschte das Corporate-Newsroom-Team Ideen zu geplanten Themen aus und entwickelte jeweils multimediale Geschichten und Botschaften.
Durch die Beibehaltung der vertrauten Produktionsstätten und durch die Modernisierung ihrer Hard- und Software konnte das Change-Team Vorbehalte der Betroffenen gegenüber dem Corporate-Newsroom-Konzept abbauen.
Am Ende unseres Engagements war der Corporate Newsroom konzipiert und die wichtigsten Maßnahmen für seine erfolgreiche Realisierung waren durchgeführt.