Verhaltenskodex

2.1 Richtlinien zur künstlichen Intelligenz

Bei viadoo setzen wir seit 2023 systematisch künstliche Intelligenz als unterstützendes digitales Werkzeug für unsere Dienstleistungen ein. KI hilft uns, Ideen zu erkunden, Informationen zu strukturieren, Inhalte zu verbessern und effizienter zu arbeiten. Sie ersetzt weder fachliches Urteilsvermögen noch persönliche Verantwortung oder die zwischenmenschlichen Beziehungen, auf denen unsere Arbeit beruht. Diese Richtlinien sind verbindlich und gelten für den Geschäftsführer sowie für alle externen Partner, die KI im Zusammenhang mit Dienstleistungen nutzen, die im Auftrag der viadoo GmbH erbracht werden.

Der Mensch steht weiterhin im Mittelpunkt unserer Arbeit.
Der Mensch – mit all seinen Stärken, Schwächen, seinem Mut und seinen Sorgen – steht weiterhin im Mittelpunkt unserer Arbeit. Wir nutzen KI, um Menschen, die Zusammenarbeit und verantwortungsvolle Entscheidungsfindung zu unterstützen. KI darf nicht die Empathie, die Erfahrung und das fachliche Urteilsvermögen ersetzen, die in unserer Beratungsarbeit erforderlich sind.

Menschliche Verantwortung kann nicht delegiert werden.
Jedes KI-gestützte Ergebnis wird von einer qualifizierten Person geprüft und verantwortet, bevor es im Kundenkontext verwendet wird. Der Geschäftsführer trägt die letztendliche Verantwortung für kundenbezogene Analysen, Empfehlungen, Konzepte und Ergebnisse.

KI bleibt ein unterstützendes und kontrollierbares Werkzeug.
Von KI generierte Ergebnisse werden niemals unkritisch übernommen. Wir prüfen sie auf sachliche Richtigkeit, Plausibilität, Relevanz, Vollständigkeit, mögliche Voreingenommenheit und Eignung für den beabsichtigten Zweck. Wichtige Fakten und Quellen werden bei Bedarf unabhängig überprüft.

Kundeninformationen bleiben geschützt.
Wir geben keine vertraulichen, geheimen oder personenbezogenen Kundendaten in die von uns genutzten externen KI-Systeme ein. Informationen, die durch Geheimhaltungsvereinbarungen, vertragliche Verpflichtungen, das Berufsgeheimnis, datenschutzrechtliche Anforderungen oder kundenspezifische Sicherheitsvorschriften geschützt sind, dürfen nicht an ein KI-System weitergegeben werden.

Die Eingabedaten müssen geeignet sein.
Wir sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die in ein KI-System eingegebenen Informationen für den beabsichtigten Zweck geeignet und nach bestem Wissen korrekt und hinreichend vollständig sind. Wo immer möglich, verwenden wir anonymisierte, abstrahierte oder fiktive Informationen.

Wir halten uns an den EU AI-Act und andere geltende Normen.
Wir nutzen KI gemäß der Verordnung (EU) 2024/1689, dem EU-KI-Gesetz, sowie allen anderen geltenden rechtlichen, vertraglichen und kundenspezifischen Anforderungen. Dazu gehören Datenschutz, Vertraulichkeit, Informationssicherheit, Rechte an geistigem Eigentum, Nutzungsrechte und Persönlichkeitsrechte. Strengere Kundenanforderungen haben stets Vorrang.

Verbotene KI-Praktiken sind nicht angewendet.
Wir setzen KI nicht für manipulative, irreführende oder ausbeuterische Praktiken ein, die gemäß Artikel 5 des EU-KI-Gesetzes verboten sind. Wir setzen KI nicht für unrechtmäßiges Social Scoring, verbotene biometrische Kategorisierung oder verbotene Emotionserkennung ein. KI darf nicht dazu verwendet werden, autonome Entscheidungen über Personen zu treffen, die deren Rechte, Chancen oder Behandlung wesentlich beeinträchtigen könnten.

KI-Kompetenz wird aktiv gefördert.
Gemäß Artikel 4 des EU-KI-Gesetzes ergreift viadoo geeignete Maßnahmen, um die Entwicklung von KI-Kompetenz bei allen Personen zu fördern, die in ihrem Auftrag KI-Systeme betreiben oder nutzen. Diese Maßnahmen berücksichtigen deren technisches Wissen, Erfahrung, Ausbildung und Schulung, den Kontext, in dem die betreffenden KI-Systeme eingesetzt werden, sowie die potenziell betroffenen Personen oder Gruppen. Maßnahmen, Anweisungen und Kompetenzbewertungen werden in einer Weise dokumentiert, die dem Kontext und dem Risiko angemessen ist. Artikel 4 verpflichtet viadoo nicht dazu, für einzelne Personen ein vorab festgelegtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.

Wir setzen KI transparent ein.
Wir informieren Kunden, wenn KI-generierte Texte, Bilder, Audio- und Videodateien, Analysen oder andere Inhalte wesentlich in eine Kundenlieferung einfließen. Rein interne Verwendungen wie Brainstorming, Gliederung, sprachliche Überarbeitung, Korrekturlesen oder Formatierung bedürfen keiner gesonderten Offenlegung, sofern das Endergebnis vollständig überprüft wurde und das geistige Eigentum von viadoo ist.

Gesetzlich vorgeschriebene Kennzeichnungen sind obligatorisch.
KI-generierte oder modifizierte Inhalte werden gekennzeichnet, wann immer dies gemäß Artikel 50 des EU-KI-Gesetzes erforderlich ist. Deepfakes müssen eindeutig als künstlich erzeugt oder modifiziert ausgewiesen werden. Personen, die direkt mit einem von viadoo bereitgestellten KI-System interagieren, müssen darüber informiert werden, dass sie mit KI interagieren, sofern dies nicht bereits offensichtlich ist. Zusätzliche Transparenzpflichten, die für veröffentlichte Inhalte von öffentlichem Interesse gelten, müssen vor der Veröffentlichung geprüft werden.

KI-generierte Inhalte müssen die Rechte Dritter wahren.
Vor der Nutzung durch Kunden oder der öffentlichen Nutzung prüfen wir Urheber-, Marken-, Persönlichkeits- und sonstige Rechte Dritter. KI-generiertes Material darf nicht als verifiziert, original oder rechtlich geklärt dargestellt werden, es sei denn, dies wurde ordnungsgemäß geprüft.

Neue KI-Anwendungsfälle erfordern eine vorherige Prüfung.
Vor der Einführung eines neuen KI-Systems oder einer wesentlichen Änderung eines bestehenden Anwendungsfalls ermittelt viadoo den Verwendungszweck, die betroffenen Personen, die Informationskategorien, die Risiken, die Transparenzanforderungen und die Einstufung gemäß dem EU-KI-Gesetz. Bei der Bewertung wird auch festgestellt, ob viadoo als Betreiber, Anbieter oder sonstiger regulierter Betreiber auftritt und ob Verpflichtungen im Zusammenhang mit hohen Risiken gelten könnten.

Anwendungen mit hohem Risiko bedürfen einer gesonderten Genehmigung.
KI darf nicht für potenziell risikoreiche Zwecke eingesetzt werden, einschließlich wesentlicher beschäftigungsbezogener Entscheidungen oder anderer in Anhang III des EU-KI-Gesetzes aufgeführter Entscheidungen, es sei denn, ihre rechtliche Einstufung und alle anwendbaren Verpflichtungen wurden vor der Nutzung vom Geschäftsführer geprüft, dokumentiert und genehmigt.

Projektspezifische Einschränkungen werden vor der Nutzung überprüft.
Wenn ein Projekt besondere regulatorische, vertraulichkeitsbezogene, informationssicherheitsbezogene oder vertragliche Anforderungen mit sich bringen kann, wird die Zulässigkeit der KI-Nutzung im Rahmen der Angebots- und Auftragsprüfung oder des Projekt-Compliance-Checks geklärt.

Vorfälle und Verstöße werden behandelt.
Der Verdacht auf Offenlegung geschützter Informationen, irreführende KI-Ergebnisse, rechtswidrige Nutzung, fehlende Transparenz oder andere schwerwiegende KI-bezogene Vorfälle müssen dem Geschäftsführer unverzüglich gemeldet werden. Die betroffene Nutzung muss gegebenenfalls eingestellt werden, und Korrekturmaßnahmen müssen dokumentiert und auf ihre Wirksamkeit überprüft werden.

Unsicherheit erfordert Zurückhaltung.
Ist unklar, ob Informationen durch ein KI-System verarbeitet werden dürfen oder ob ein KI-generiertes Ergebnis verwendet werden darf, dürfen die Informationen oder das Ergebnis nicht verwendet werden, bis die Angelegenheit geklärt ist.

Version und Genehmigung
Diese Leitlinien zur künstlichen Intelligenz sind in der Version 1.0 vorliegend. Sie wurden am 2. September 2026 vom Geschäftsführer der viadoo GmbH genehmigt und gelten ab diesem Datum. Sie werden mindestens einmal jährlich sowie bei wesentlichen rechtlichen, technologischen, vertraglichen oder risikobezogenen Änderungen überprüft.