Einführung eines neuen IT-Systems ohne Widerstände

• Eine öffentliche Bibliothek wollte über 50 Jahre nach ihrer Gründung eine Onleihe installieren, also E-Books, E-Paper (Zeitungen und Zeitschriften) sowie Hörbücher digital ausleihbar machen.
• Mit dem neuen digitalen Angebot wollten die Betreiber zusätzliche Anspruchsgruppen gewinnen und eine weitere neu Einnahmequelle erschließen.

• Die Ankündigung löste zwei grundsätzlich verschiedene Reaktionen unter den Beschäftigten aus. Während die einen der Neuerung abwartend-skeptisch gegenüber standen, konnten die anderen die Einführung der Onleihe kaum abwarten.
• Die Herausforderung bestand also darin, die Motivierten durch eine zügige Realisierung des Projekts bei der Stange zu halten und die Skeptiker durch Vorteile zu überzeugen, die der erfolgreiche Abschluss des Projekts für sie haben würde (z.B. zufriedenere Kunden durch höhere Medienauswahl).
• Gemäß dem ADKAR-Modell hatten viele Beschäftigte schnell verstanden, was das neue System ihren Kunden und ihnen selbst bieten würde („Awareness„). Nicht zuletzt deshalb begrüßten sie grundsätzlich dessen Einführung („Desire„) – nahmen jedoch lange Zeit kaum Notiz vom Projekt (was typisch ist für die Einführung von ERP- oder andern IT-Systemen).

• Woran es allen jedoch fehlte, waren Kenntnisse („Knowledge„) darüber, wie diese Veränderung im Detail umzusetzen sein würden. Dazu gehörte Detailwissen über:

– die Funktionalität des neuen IT-Systems

– die neuen Prozesse

– die zusätzlichen Aufgaben für jeden Einzelnen.

• Die vorrangige Aufgabe bestand deshalb darin, die Betroffenen sehr frühzeitig einzubinden und partizipieren zu lassen. Das geschah bereits in der Phase der Auswahl von Partnern für einen Onleihe-Bibliotheksverbund sowie bei der Auswahl des entsprechenden Software-Anbieters.
• Auf diese Weise wurde allen – auch dem pflichtgemäß einbezogenen Betriebsrat – deutlich, was auf sie zukommen wird und was das für ihre konkrete Arbeit bedeuten wird.
• Es folgten Rollen-spezifische Schulungen z.B. in digitalem Rechtemanagement oder in der Schnittstelle zur bestehenden Bibliothekssoftware (zur Nutzerauthentifizierung, Zugang zu Ausleihfunktionen etc.).
• Weil nach der Einführung einer neuen Software naturgemäß viele Fragen auftauchen, folgten nach den Schulungen Support-Sitzungen und andere Angebote, um Wissenslücken zu schließen.
• Am Ende gelang die Einführung des neuen IT-Systems ohne Widerstände, Produktivitätsverluste oder andere typische Negativfolgen einer schlecht vorbereiteten Veränderung.