»Kultur & Struktur an Digitalisierung anpassen«

Die Digitale Transformation fordert Unternehmen auf vielen Ebenen heraus – aber sie ist machbar, wenn Führungskräfte ihre Mitarbeiter von Anfang an direkt einbeziehen. Davon sind wir bei viadoo Change Guides überzeugt und handeln entsprechend für unsere Kunden. Unser Gründer Dr. Dominik Faust hat der Redaktion des Magazins der Industrie- und Handelskammer Würzburg-Schweinfurt (IHK) ein Interview gegeben. Da wir sicher sind, dass dieses Interview auch für unsere Leser einen Mehrwert hat, veröffentlichen wir es im Folgenden. Es steht auch in unserer Change Management Wissensdatenbank zum Download bereit.

»Keineswegs voll auf Digitalisierungskurs«

Magazin: Zwei von drei deutschen Unternehmen investieren weiter in die Digitalisierung, hat der Branchenverband Bitkom ermittelt. Am häufigsten realisieren Firmen digitale Projekte im Kundenservice und in der Logistik. Ist die digitale Transformation der deutschen Wirtschaft also voll auf Kurs?

Dominik Faust: Noch vor kurzem mussten wir Unternehmer persönlich ins Büro eines Notars kommen, wenn wir etwa unsere Firmensatzung ändern wollten. Mittlerweile hat die Bundesnotarkammer ein Online-Portal etabliert, über das sich notarielle Angelegenheiten digital und damit ohne unnötige Zeitverluste erledigen lassen. Solche digitalisierten Prozesse zum Wohle der Kunden sehen wir auch in der Wirtschaft. Aber das ist nur eine Seite der Medaille.

Was erleben Sie auf der anderen Seite dieser Medaille?

Dominik Faust: Auf der anderen Seite hat rund jedes zweite Unternehmen Probleme, die Digitalisierung zu bewältigen. Die drei Haupthindernisse dafür sind nach einer Studie der Kreditanstalt für Wiederaufbau die hohen Anforderungen an den Datenschutz, die schlechte Qualität der Internetverbindungen und fehlende IT-Fachkräfte. Das deckt sich leider mit unseren Erfahrungen. Voll auf Digitalisierungskurs ist die deutsche Wirtschaft also keineswegs.

Wie lassen sich diese Probleme lösen?

Dominik Faust: Am liebsten würden mein Team und ich jedem Mittelständler einen Bus voller IT-Experten, den Anschluss an ein Internet-Satellitennetzwerk sowie eine vernunftsoriertierte DSGVO zukommen lassen. Doch das können wir leider nicht. Stattdessen setzen wir bei einem weiteren Punkt an, der Unternehmer häufig daran hindert, die digitale Transformation umzusetzen. Dabei geht es darum, Unternehmenskultur und Organisation an die Digitalisierung anzupassen.

»Partizipation und Zusammenarbeit sind gefordert«

Was haben Unternehmenskultur und Organisationsstruktur mit der digitalen Transformation zu tun?

Dominik Faust: Leider wird oft übersehen, dass Digitalisierung mehr ist als die Umwandlung analoger Prozesse in Binärcodes. Es gilt vielmehr, gewohnte Prozesse vor einer möglichen Digitalisierung erst einmal kritisch zu hinterfragen. Neue IT-Systeme müssen ausgewählt, interne Strukturen, die Zusammensetzung von Teams daran angepasst werden. Jede digitale Transformation erfordert von Führungskräften, dass sie ihre Teammitglieder in Entscheidungen einbinden und sie ihnen nicht vorsetzen. Und für alle Mitarbeitenden bedeutet Digitalisierung mehr interne Kommunikation, mehr interdisziplinäre und mehr abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Für viele Firmen sind diese Dinge noch nicht gelebte Bestandteile ihrer Unternehmenskultur.

Solche Aussichten auf tiefgreifende Veränderungen im Zuge einer digitalen Transformation lösen bei den Mitarbeitenden sicher etwas aus, oder?

Dominik Faust: Ja, solche Veränderungen setzen in aller Regel Emotionen frei. Die einen trauern den gewohnten Abläufen und Team-Konstellationen nach. Andere haben Angst, dass sie durch Künstliche Intelligenz (KI) ersetzt werden oder dass ihr bisheriges Wissen nicht mehr den neuen Anforderungen genügt. Wieder andere widersetzen sich offen oder im Verborgenen den geplanten Änderungen. Alte und neue Konflikte brechen offen aus. Es kommt zum Abfall der Performance und in über zwei Dritteln der Fälle zu einem Scheitern der digitalen Transformation.

»Der Projektmanagement-Baukasten genügt nicht«

Was können Unternehmen dagegen tun?

Dominik Faust: Wir empfehlen, jede digitale Transformation nicht mit den Mitteln des Projekt Managements zu steuern, sondern mit dem erweiterten Baukasten des Change Managements. Der enthält nämlich zusätzlich Mittel und Wege, um den Faktor Mensch von Anfang an mit zu berücksichtigen. Es ist ein bereichsübergreifender, ganzheitlicher und agiler Ansatz, der auf sorgfältigen Analysen sowie auf Maßnahmen basiert, die auf den Einzelfall abgestimmt sind. Das bedeutet allerdings zusätzlichen Aufwand.

Ein Aufwand, der sich ökonomisch lohnt?

Dominik Faust: Den Return on Investment (RoI) von Change Management kann jedes Unternehmen einfach errechnen, wenn es sich folgende Fakten vor Augen hält: Wer Veränderungen nicht steuert, setzt allein statistisch gesehen in über 70 Prozent der Fälle seine entsprechenden Investitionen in den Sand. Außerdem wandern verunsicherte Fachkräfte ab, die die Firma eigentlich dringend braucht. Jede Nachbesetzung kostet im Durchschnitt das Doppelte der jeweiligen Jahresbruttodotierung. Hinzu kommen bei jeder Veränderung Produktivitätsverluste. All diese Risiken lassen sich mit professionellem Change Management deutlich minimieren.

»Zeigen Sie Empathie und hören Sie auf Ihr Team«

Das müssen Sie erklären. Inwieweit kann die Steuerung eines Wandelprojekts ungewollte Fluktuation und Produktivitätsverluste minimieren?

Dominik Faust: Indem man die davon betroffenen Menschen in den Mittelpunkt der Betrachtung rückt. Das bedeutet, dass man sich als Führungskraft in sie hineinversetzen, Empathie zeigt. Dass man ihnen zuhört. Auf ihre Sorgen und Ängste eingeht. Ihre Expertise abfragt, sie einbindet. All das lässt sich in aller Regel nicht bei einem Rundgang durch den Betrieb oder die Abteilung erledigen. Schon gar nicht ab einer kritischen Firmengröße. Das muss vielmehr systematisch geplant, in Konzepte gegossen und fortlaufend mit aufeinander aufbauenden Maßnahmen wie Workshops und Dialog-Veranstaltungen umgesetzt werden. Und es muss, wie gesagt, agil geschehen.

Und wie findet man als mittelständisches Unternehmen ohne eigenen Change Manager einen Anbieter, der einem bei der Steuerung des digitalen Wandels und bei all den damit verbundenen Herausforderungen begleitet?

Dominik Faust: Die beiden wichtigsten Währungen auf diesem Gebiet sind Vertrauen und Erfahrung. Ich empfehle, hören Sie sich im eigenen Netzwerk um. Fragen Sie nach Empfehlungen, vereinbaren Sie unverbindliche persönliche Treffen mit potenziellen Partnern und stellen Sie Fragen. Es geht schließlich im Kern darum, dass sie es diesem externen Expertenteam zutrauen, Sie und Ihre Beschäftigten bei der Planung und Umsetzung der digitalen Transformation aktiv zu unterstützen. Suchen Sie dabei nicht nach klassischen Beratern. Sondern suchen Sie nach Partnern auf Augenhöhe, die Sie mit ihren Methoden und Erfahrungen aktiv dabei unterstützen, die Herausforderungen Ihrer digitale Transformation erfolgreich zu meistern.

Vielen Dank für das Interview.

Das vollständige Interview finden Sie hier: