Interne Kommunikation (IK) kann Change Management nicht ersetzen, ist aber der Schlüssel zum Erfolg jedes Veränderungsprojekts oder jeder Transformation. Um erfolgreich zu sein, muss die IK zumindest qualifiziert und einfühlsam sein, die Sprache(n) der Mitarbeiter sprechen und durch den Einsatz moderner Technologien und Methoden effektiv sein. Ist das in Ihrer Organisation der Fall? Beantworten Sie einfach die folgenden 3 x 5 Fragen, um es herauszufinden!

A) Einfühlsam, vertrauenswürdig und kritisch sein

Aufgrund unserer Erfahrung sind wir davon überzeugt, dass Interne Kommunikation (IK) in erster Linie das Vertrauen und die Wertschätzung von Beschäftigten und Führungskräften braucht. Das gilt besonders bei Veränderungsprozessen. Daher muss die IK mindestens empathisch, vertrauenswürdig, glaubwürdig und authentisch sein. Darüber hinaus ist eine Beziehung auf Augenhöhe zwischen IC, Mitarbeitern und Top-Management entscheidend. Das bedeutet, dass die IK nicht nur der Dolmetscher des Top-Managements ist, sondern von diesem auch als kompetenter und kritischer (!) Berater akzeptiert wird. Nur dann wird es der IK gelingen, die Mitarbeiter einzubinden und ihr Bewusstsein und ihren Wunsch für die damit verbundenen Veränderungsziele zu wecken. Andernfalls würde die interne Kommunikation nicht über die bloße Übermittlung von Botschaften hinauskommen.

Erfüllt Ihre interne Kommunikation diese Anforderungen?
Probieren Sie es aus, indem Sie die folgenden 5 Fragen beantworten:

1. Haben die Mitglieder Ihres IK-Teams ein grundlegendes Qualifizierungsprogramm für Veränderungsmanagement absolviert, so dass sie mit den Besonderheiten des Umgangs mit Betroffenen während einer laufenden Veränderung oder Transformation vertraut sind?

2. Verfügen Ihre IK-Teammitglieder sowohl über kognitives als auch affektives/emotionales Einfühlungsvermögen, so dass sie sowohl wissen als auch fühlen, wie und was die Beschäftigten während einer Veränderungsinitiative oder Transformation fühlen?

3. Darf Ihr IK-Team den CEO und den übrigen Vorstand in Fragen der internen Kommunikation kritisch beraten, um mögliche Kommunikationsfehler zu vermeiden?

4. Und folgen der Vorstandsvorsitzende und die anderen Vorstandsmitglieder in der Regel den Ratschlägen Ihrer IK-Experten?

5. Verfügt Ihr IK-Team über ein Archiv vergangener Veränderungsprojekte in der Organisation sowie über ein bewährtes Verfahren, um mögliche Widersprüche zu früheren Aussagen rechtzeitig zu erkennen?

B) Die Sprache(n) der Beschäftigten sprechen

Wenn es um die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle oder innovativer Produkte geht, berücksichtigen sowohl Start-ups als auch etablierte Unternehmen regelmäßig die Bedürfnisse ihrer Kunden durch Dialoge, Co-Creation-Workshops und Feedbacks. Nicht so bei der Internen Kommunikation (IK) in Veränderungsprozessen von Unternehmen. In solchen Szenarien erleben wir bei viadoo häufig, dass CEOs/Vorstände die IK lediglich als ihren Lautsprecher zur (einseitigen) Information Beschäftigten betrachten. Stattdessen sollten sie die IK nutzen, um Dialoge mit der Belegschaft zu führen. Und vor allem müssen sie deren Sprache sprechen. Das bedeutet u.a., Arbeiter anders anzusprechen als Angestellte und Informationen so kurz und einfach wie möglich zu halten (KISS-Prinzip), ohne ausgefallene Managementphrasen zu verwenden.

Erfüllt Ihre interne Kommunikation diese Anforderungen?
Probieren Sie es aus, indem Sie die folgenden 5 Fragen beantworten:

1. Ist sich Ihr IK-Team bewusst, dass Ihre mittleren Führungskräfte neben ihrem Tagesgeschäft gleichzeitig durch eine Veränderung führen und ihre Teams zusammenhalten müssen? Und weiß Ihr IK-Team, wie es das mittlere Management in einer solchen Situation unterstützen kann?

2. Ist sich Ihr IK-Team bewusst, dass das Reduzieren von Komplexität und das emotionales Storytelling auch unter „die Sprache der Anspruchsgruppen sprechen“ fällt?

3. Ist sich Ihr IK-Team bewusst, dass Mitglieder der Generationen Y und Z nicht bereit sind, lange „Briefe des CEO“ zu lesen und andere zeitraubende Managementinformationen (laut einer Studie des Pew Research Center)?

4. Lädt Ihr IK-Team regelmäßig Beschäftigte ein, ihre Geschichten oder Geschichten aus ihrer Sicht zu erzählen (insbesondere in Videos), um sie so effektiv einzubinden?

5. Nutzt Ihr IK-Team regelmäßig Feedback-Instrumente und partizipative Workshops, um Beschäftigte in die Kommunikation einzubinden und konstruktive Dialoge zu initiieren?

C) Wirksam durch Newsroom, KI und KPI

IWir viadoo Chaneg Guides erleben immer wieder, dass die interne Kommunikation selbst großer Unternehmen ihre anspruchsvolle tägliche Arbeit noch immer mit veralteten Tools und analogen Prozessen bewältigt. Die Folge: Sie erreichen ihre Ziele und Zielgruppen bestenfalls teilweise. So schaffen sie es beispielsweise kaum, wenigstens zehn Prozent der Eingeladenen zur Teilnahme an sorgfältig vorbereiteten Workshops oder anderen Veranstaltungen zu bewegen. Dabei gibt es seit Jahren modernste Technologien und Methoden, mit denen Organisationen die Effektivität und Effizienz ihrer internen Kommunikation auf einem hohen Niveau halten können.

Erfüllt Ihre interne Kommunikation diese Anforderungen?
Probieren Sie es aus, indem Sie die folgenden 5 Fragen beantworten:

1. Hat Ihr IK-Team eine kollaborative und Themen-zentrierte Denkweise mit einem intelligenten Redaktionsplan anstelle eines rein Kanal-gesteuerten Workflows entwickelt?

2. Nutzt Ihr IK-Team moderne digitale Tools, um Inhalte zu erstellen, zu verwalten, zu planen und zu verteilen sowie um die Leistung effektiv zu messen, anstatt Microsoft© Excel, Google© Sheets oder ähnliche Tabellenkalkulationsprogramme zu verwenden?

3. Ist Ihr IK-Team Teil Ihres Corporate Newsroom (Topic Setting Center), wo interdisziplinäre Teams Themen und Geschichten planen und Inhalte über die Medienkanäle des Unternehmens verbreiten?

4. Nutzt Ihr IK-Team regelmäßig Künstliche Intelligenz (KI) und haben Ihre IC-Teammitglieder gelernt, wie man perfekte Prompts für ChatGPT und andere KI-Tools schreibt?

5. Hat Ihr IK-Team Objectives & Key Results (OKR) oder Leistungsindikatoren (KPI) definiert, um die Effektivität und Effizienz der internen Kommunikation in einem Veränderungsprozess oder einer Transformation messen zu können?

Überprüfen Sie jetzt Ihre Ergebnisse

Die meisten Schalter stehen auf grün? Na, das ist doch gut! Ihr IK-Team scheint gut auf die Herausforderungen vorbereitet zu sein, die der Umgang mit Beschäftigten während eines Veränderungsprozesses oder einer Transformation mit sich bringt.

Einige Schalter stehen auf rot? Machen Sie sich keine Sorgen! Sie entscheiden, ob Sie sie eigenhändig auf grün umschalten oder ob Sie das mit Hilfe eines Freundes (auch bekannt als Spezialist für Transformationskommunikation) tun möchten.

Die meisten Schalter stehen auf rot? Nun, das ist nicht gut. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihr Veränderungsprojekt oder Ihre Transformation scheitern wird, weil Ihre IK nicht die Mindestanforderungen für Effektivität erfüllt.